Činnosti manažera a typy účastníků porady

Před samotnou poradou by si měl manažer zaměřit na následující body:

• stanovit úkol a cíl porady

• rozhodnout, koho na poradu pozvat a za jakým účelem

• připravit program porady

• stanovit den, místo a hodinu zahájení a ukončení porady

• vybrat vhodné vizuální pomůcky a zařízení

• připravit pozvánky a poslat je s předstihem účastníkům

Porada musí začínat včas. Při začátku se jako manažer ujistěte, že jsou přítomni všichni zúčastnění a znají cíl a program porady. Domluvte se s nimi na zásadách spolupráce a pověřte zodpovědnou osobu zapisováním a hlídáním časových limitů. Diskuzi zúčastněných se snažte mít pod kontrolou a zároveň se snažte o aktivní účast všech. Při vzniku konfliktu během porady se jej určitě nesnažte řešit tím, že téma opustíte a přejdete k dalšímu. Snažte se o vysvětlení všech důležitých bodů a poradu vždy směřujte k přijetí rozhodnutí. Na konci porady vždy shrňte výsledek, oznamte kdo, co a do kdy je potřeba provést a poradu se snažte ukončit ve stanoveném čase!

Činnosti manažera po poradě

• zhotovit jasný, shrnující zápis – tzv. protokol jednání na poradě – lze delegovat

• připravit report pro nadřízeného manažera

• kontrola dotyčných, zda plní jednotlivé body

• nevyřízené úkoly přesunout na další poradu

Typy účastníků

• Hádavý – jako vedoucí zůstaňte klidný, snažte se pobízet ostatní, aby oponovali jeho názorům

• Pozitivní – nechejte ho shrnout výsledky a vědomě ho zapojujte do diskuze

• Vševědoucí – vyzvěte ostatní, aby zaujali stanovisko k jeho tvrzení

• Výřečný – taktně ho přerušujte a stanovte mu pevně jeho dobu jeho příspěvku

• Bázlivý – posilujte jeho sebevědomí, pokládejte mu snadné, přímé otázky

• Nepřístupný – uznale komentujte jeho znalosti a zkušenosti

• Unuděný – vyptávejte se na jeho práci, dávejte příklady z oboru, který ho zajímá

• „Velké zvíře“ – nekritizujte ho přímo, používejte techniku „ano – ne“

• Věčný tazatel – nechte ostatní odpovídat na jeho dotazy

Někteří účastníci porad mají sklony ihned po uvedení problému navrhovat jeho řešení. Zpravidla se však po krátké diskuzi toto řešení jako neakceptovatelné a opětovnou argumentací se pouze natahuje čas porady. Pro efektivní diskuzi je nutné, aby účastníci porady nejdříve shromáždili co nejvíce faktů a poté se zaměřili na hledání příčin, interpretaci faktů, co dokazují nebo vyvracejí, a jejich argumentaci. Teprve poté následují možné návrhy řešení problémů a rozhodnutí o výběru řešení.