Jak vést poradu, aby byla přínosná?

Pokud se rozhodnete svolat poradu, musíte si promyslet následující body:

 1. Účel a cíl porady

Cíl porady

Formulovat přesný důvod, proč se porada koná a jaký se očekává výsledek.  Položit si základní otázku, co by se stalo, kdyby se porada nekonala? – pokud nic zásadního, poradu nesvolávejte. Pokud jde cíle dosáhnout i jiným způsobem než svoláním porady, využijte toho.

Typ porady

• Operativní porada

Je svolávána k odstranění konkrétní překážky. Je často oznámena v krátkém časovém předstihu a výběr účastníků je velmi účelový. Výstup nemusí mít písemnou podobu.

• Informativní porada

Je k zajištění bezproblémového chodu určitého procesu nebo oddělení. Podporuje informovanost jak shora dolů, tak zdola nahoru a může se konat v pravidelných intervalech. Písemný výstup také není nutný.

• Rozhodovací porada

Cílem je přijmout rozhodnutí, účastní se jí pracovníci, kteří mají pravomoci rozhodnout anebo rozhodnutí ovlivnit. V tomto případě je kladen důraz na přípravu a prostudování potřebných informací.

• Řešitelská porada

Má nalézt co nejlepší řešení problémů a vytvořit nové nápady a podněty. Je svolávána v delším předstihu, účastníci jsou z různých úrovní a výstupem může být rozsáhlá zprava.

• Kontrolní porada

Kontrolní porada by měla odhalit odchylky od plánu a domluvit jejich nezbytnou korekci. Je svolávána pravidelně, důležitá je příprava a výsledkem jsou přijatá opatření pro odstranění odchylek.

• Krizová porada

Svolává se okamžitě po zaregistrování krizových signálů. Výsledkem jsou krizové plány a programu, které zamezí vzniku nebo eskalaci krize ohrožující cíle organizace.

Přínosy

Pro účastníky:

• informace
• odstranění překážek v práci
• podíl na rozhodování ve společnosti
• získání zpětné vazby
• zkušenosti

Pro manažera

• motivování zaměstnanců
• rozvoj týmové práce
• získání nápadů
• řízení činností

Pro organizaci

• identifikování problémů
• systematické řešení problémů
• lepší koordinace
• zlepšení atmosféry

2. Počet a výběr účastníků

Vybírejte účastníky, kteří mohou přispět k dosažení cíle porady a také ty, kteří by měli být informováni o výsledku porady, maximálně však tolik, aby každý měl možnost se zapojit.  S účastníky, kteří přispějí k cíli porady, nejdříve projednejte jim vhodný termín.

3. Výběr a pořadí témat, časové limity

Příspěvky je potřeba projednat s daným pracovníkem a zjistit jaké časové úseky každý příspěvek zabere. Případně je přesunout na jiný termín nebo zkrátit.

4. Příprava na straně účastníků

Informujte účastníky, jak se mají na poradu připravit – přečtení materiálů, zjištění informací atd.

5. Místo a čas

Snažte se vybírat místo, které vyhovuje všem účastníkům, zajistěte místnost a případné občerstvení. Při volbě času se vyhýbejte brzkému ránu, poledni nebo pozdnímu odpoledni, pokud není shoda všech.

6. Pozvánka, program, materiály, pomůcky

Pozvánky je nutné rozeslat včas a se všemi informacemi týkající se porady – cíl, místo, čas, účastníci, program, co si připravit, materiály atd.

Průběh porady

• Uvítání a poděkování za účast
• Seznámení s cílem porady
• Seznámení s programem včetně času
• Kontrola bodů z minulé porady
• Projednání bodů programu
• Vyhodnocení
• Shrnutí: zápis, úkoly, další porada a poděkování