Pracovní porady – typy porad

Pracovní porady by měly být rychlé, stručné, jasné, efektivní. Jedná se o proces vzájemného sdělování mezi jednotlivci, nebo skupinami. Předmětem porad je hledání řešení problémů, vzájemná výměna informací nebo přijímání rozhodnutí.

Pracovní setkání nabízí širokou škálu možností týmové kooperace všech zúčastněných. Nejde o masáž ega jednotlivce. Porady mohou sloužit k zlepšení komunikace, rozvoji vedení, vyřešení konfliktů, sestavení plánů, stanovení cílů, výměně informací, vzdělávání skupiny, zvýšení produktivity.

Nic nedokáže zajistit vyšší pocit sounáležitosti s přijímaným rozhodnutím než skupinové usnesení. Porada je nejlepším místem, kde ocenit mimořádné výsledky, nebo naopak povzbudit kolegy, kteří prožívají dílčí nezdary. Je prostor pro vyslovení vlastních názorů a výměnu zkušeností.

Typy porad

• formální – má předem připravený program. Nejčastěji se jedná o pravidelné porady vedení společnosti.

• účelové/rozhodovací – zpravidla jsou svolané narychlo bez pevného programu. Reagují na krizový vývoj. Průběh ovlivňuje styl vedení lidí – autoritativní/delegativní/participativní/ konzultativní.

• řešitelské – řeší se problém nebo se produkují nové nápady. Hledá se co nejvíce možných řešení.

• informační – cílem je informovat ostatní. Krátké ranní útvary, které slouží k šíření informací, když například nestačí e-mailové komunikace a je nutné vysvětlení. Dává prostor pro diskusi a dotazy.

Jednotlivé typy porad předurčují cíl, počet účastníků a jejich charakteristiku, způsob komunikace, zařízení místnosti, optimální styl vedení, na co se klade důraz, co vede k úspěchu.

Východiska pro úspěšnou poradu

• efektivita – pokud jsou porady neefektivní, jedná se o marnění času. Řešením není porady zrušit ale zefektivnit.
• opodstatněnost – porady by se neměly stát společenskou výplní pracovní doby. Každá porada musí mít svůj účel.
• příprava – podobně jako jednání se úspěšná porada neobejde bez precizní přípravy. Klíčové je stanovit cíl porady. Optimální počet lidí se liší podle typu porady.
• načasování – pokud se jedná o poradu v délce 60 - 90 minut je optimální čas konání 2 hodiny po začátku pracovní doby nebo ne později než 60 - 45 minut před obědem či dříve než hodinu po obědě.
• vedení – vedoucí manažeři by si měli v bodech sepsat základní body programu a cíl porady.
• interakce – výsledek ovlivňuje pár prvních minut. Zapojení kolegů do diskuse zlepšuje výsledek a jeho přijetí.
• výstupy – porada bez přijatého rozhodnutí či vytyčení cíle pozbývá smyslu. Rozhodnutí by vždy mělo obsahovat způsob řešení, osobu pověřenou zajištěním provedení, termín splnění a kontroly.

Porady plní důležitou roli v systému firemní komunikace a jsou i účinným nástrojem vedení lidí. Jsou pro manažera příležitostmi, kdy může svému týmu prezentovat svou vizi a získat pro ni jednotlivé členy. Klíčem k úspěchu je efektivita. Mínusem je časová náročnost.