Rozhodovací proces

Rozhodování je jednou z hlavních funkcí manažera. Jde o aktivitu, kdy manažer vybírá jednu z variant řešení a stanovuje kdo, co kdy a jak. Při rozhodování musí mít manažer k dispozici informace o vzniklé situaci a disponibilních zdrojích, znalosti různých metod rozhodování a schopnost vytvářet a posuzovat konkrétní varianty. Rozhodovací proces je v čase logicky navazující sled kroků počínající zjištěním problémů až po formulování rozhodnutí.

Definice problému

V tomto kroku probíhá rozpoznání nebo diagnostikování problémové situace. Vhodným nástrojem je tzv. Occamova břitva, která pomáhá definovat problémové oblasti a odlišovat skutečné problémy od toho, co se jeví jako důsledky.

• První fází je stanovení problémových oblastí, které chce rozhodovatel řešit. Je potřeba si provést analýzu prezentovaných názorů a položit si základní otázky – Týká se to nás? Můžeme s tím něco udělat v blízké době? Umíme o tom shromáždit informace? Opravdu to chceme a umíme řešit?

• Ve druhé fázi se rozhodovatel vrací k jádru problému a snaží se o jeho přesnou formulaci.

• V třetí fázi přijímá rozhodnutí o přijetí problémů, který bude daná skupina řešit.

Analýza problému

V tomto kroku jde o hlubší poznání problému, stanovení jeho základních prvků a vyjasnění podstaty jeho vzniku. Nejčastějším nástrojem v tomto kroku je Ishikawův diagram neboli metoda 4M.

• V první fázi napíší řešitelé přesnou formulaci problému, který se rozhodli řešit, do připraveného grafu, který má tvar rybí kosti.

• Do grafu jsou zapsány hlavní kategorie příčin a důsledků, základními jsou – lidé (man), metody (methods), materiál (materiál), mechanika (mechanism) -> 4M

• Další fáze je brainstorming potenciálních příčin a důsledků

• Následuje dozrání grafu

• V poslední fázi se bodově ohodnotí příčiny a zjistí se nejzávažnější příčiny problému.

Jako další nástroj lze také použít Paretovu analýzu, která nám umožňuje identifikovat jevy podle jejich četnosti. Užívá se jako grafické znázornění údajů a zvýraznění, že jen několik příčin (20 %) způsobuje podstatnou část následků (80 %).

Vytvoření alternativ řešení

Hlavními atributy efektivního generování alternativ je:

• jistota, že pozornost bude věnována všem zúčastněným osobám

• specifikovány budou krátkodobé i dlouhodobé alternativy řešení, které jsou konzistentní s cíli

• alternativy jsou vytvářeny v návaznosti jedna na druhé s možností korekce

• budou vybrány alternativy, které řeší skutečné problémy.

Vhodnými nástroji je např. brainstorming nebo brainwriting.

Hodnocení a výběr vhodné alternativy

Při hodnocení alternativ mohou nastat tři základní situace:

• za podmínek určitosti – rozhodovatel má k dispozici kompletní znalosti o možných důsledcích volby dané alternativy.

• za podmínek neurčitosti – rozhodovatel nemá žádné informace o tom, s jakou pravděpodobností mohou nastat důsledky vybraných variant

• za podmínek rizika – rozhodovatel má k dispozici pravděpodobností odhady vzniku možných důsledků volby jednotlivých alternativ

Implementace rozhodnutí

Implementace musí být správně načasována a být ve správném sledu stanovaných kroků. Manažer by měl zajistit, ať je řešení přijato a to nejlépe zvýšením participace ostatních na jeho realizaci.

Pro správnou implementaci je potřeba sestavit akční plán, který by měl odpovědět na následující otázky:

• Co? definice problému a dekompozice činností

• Proč? důsledky a rizika, očekávaný výsledek

• Jak? metody, nástroje řešení

• Kdo? řešitel, manažer

• Kdy? časový harmonogram

• Kolik? náklady, vybavení, další zdroje

Kontrola a zpětná vazba

Pomocí kontroly se zjišťují odchylky od skutečně dosažených výsledků realizace vzhledem ke stanoveným cílům.

• Preventivní kontrola

Zaměřena na zjišťování kvalitativních a kvantitativních odchylek zdrojů používaných při řešení problémů.

• Průběžná kontrola

Je zaměřena na probíhající proces s cílem zjistit, zda jsou jeho kroky v souladu s plánem.

• Zpětná vazba

Zaměřeno na konečný výsledek, který slouží jako podklad pro další korekční aktivity.