Typy a cíle porad

Lze rozlišit celou řadu různých typů porad, které se liší jak formou, obsahem, tak i okolnostmi nebo zúčastněnými osobami. Všechny rozdíly plynou z odlišnosti programových bodů, které naplňují i celkový cíl. Obecně platí, že efektivita porady je ovlivňována jasností jejího cíle – tzn. pokud manažer neví, proč poradu svolává nebo čeho chce dosáhnout, je nepravděpodobné, aby porada byla správně zorganizována, připravena a vedena. Taková porada nemá pro podnik smysl a pro zaměstnance je pouze ztrátou času.

Lze rozlišit tyto základní typy porad:

Operativní porada

Operativní porada je svolávána ve velmi krátkém časovém předstihu e konkrétním úkolům nebo problémům. Problémy se nesnaží řešit, hledá spíše způsoby, jak je vyřešit. Cílem tohoto typu porady je identifikace nedostatků a překážek v práci, rozhodnutí, jak budou tyto nedostatky odstraněny, případné delegování úkolů a dohoda o provedení daných činností daným způsobem.

Výrobní nebo útvarová porada

Výrobní porada slouží k předávání potřebných informací, koná se pravidelně ve stejný den i dobu. Program je pevně stanoven a porada vyžaduje od zúčastněných pečlivou přípravu a formalizované zápisy. Cílem zajištění bezproblémového chodu určitého procesu nebo činností útvaru a k tomu předání potřebných informací.

Řešitelská porada

Je svolávána za určitým účelem podle potřeby, často s velkým časovým předstihem. Je důležité pečlivé organizační zajištění porady. Zúčastnění jsou často z různých útvarů. Cílem je nalezení co nejlepšího řešení stanoveného problému nebo generování nových nápadů.

Porada vedoucích

Koná se v pravidelných termínech, program je z části pevný, částečně variabilní a rozhodnutí jsou zaznamenávána v zápisu z porady. Cílem je přijmout rozhodnutí, která budou zajišťovat pokud možno efektivní fungován organizačních jednotek vedoucích a celé firmy.

Krizová porada

Krizová porada je svolávána preventivně v pravidelných termínech nebo okamžitě, kdy se objeví první náznaky krizové situace v podniku. Obsahem je sestavení krizového plánu, který určuje role, zodpovědnosti i pravomoci zaměstnanců. Účelem je přijetí rozhodnutí, které zamezí v krátkodobém horizontu vzniku krize ohrožující cíle firmy.

Kontrolní porada

Koná se pravidelně a soustředí se na zjišťování kritických informací o možných odchylkách a problémech. Cílem je odhalit odchylky od plánu a určit nezbytná opatření k jejich korekci.

Pro každou poradu platí, že by měla být dobře připravená a vedená. Manažer nebo vedoucí porady by si měl jasně promyslet, jaké informace chce sdělit a jak je chce sdělit. Po přednesení bodů porady je nutné iniciovat zúčastněné k diskuzi a dbát na to, aby se všichni zapojili.