Modelování podnikových procesů

Modely podnikových procesů představují přehled procesů probíhající ve společnosti. Pomocí namodelovaných procesů získáváme jednodušeji informace a celkový přehled o procesech, které v podniku probíhají. Je to prostředek pomocí, kterého můžeme ve společnosti popsat a porozumět svému vnitřnímu uspořádání a chování. Proto, aby výsledný model procesu byl namodelován správně, je potřeba dodržet určité zásady a zvolit vhodný modelovací jazyk. Na výběr máme několik metod pro modelování podnikových procesů. Každý z podniků by si měl vybrat metodiku pro něj nejvhodnější, aby mohl s její pomocí modelovat vlastní podnikové procesy a tak aby mu co nejvíce sloužila k uspokojení vlastních potřeb a požadavků. 

V tomto článku budou představeny a popsány přístupy k modelování podnikových procesů. Nejdříve si uvedeme základní pojmy a zkratky s procesním modelováním pro lepší pochopení dané tématiky.   Procesní modelování Procesní modelování je součástí procesní analýzy, pomocí které identifikujeme a specifikujeme procesy, sub-procesy, jejich strukturu, vlastníky, vstupy, výstupy, omezení a podobně. Pomocí procesního modelování jsme schopni vytvořit procesní model, který poskytuje grafickou prezentaci, která usnadňuje spolupráci všem, kteří se na procesní analýze podílejí nebo používají její výsledky. Pomocí modelování procesů vyprodukujeme popis procesu. Z popisu procesu potom můžeme vytvořit procesní mapu.    Procesní projektování Měla by být navržena taková struktura procesů, abychom efektivně splnili naše cíle klíčových procesů.  Abychom mohli určit, zda je proces či sub-proces správně prováděn, musíme vytvořit procesní mapy a po jejich analýze rozhodnout.   Proces Jedná se o opakovanou činnost a je v našem zájmu, aby generovala přidanou hodnotu. Jedná se o organizovanou skupinu vzájemně souvisejících činností, které procházejí organizačními útvary, které spotřebovávají materiální, lidské, finanční a informační vstupy a jejichž výstupem je produkt, který má hodnotu pro externího nebo interního zákazníka. Proces modelujeme jako vzájemně navazující činnosti.    Sub-proces Jedná se o pod-proces, který je v určité hierarchii. Dva a více sub-procesů tvoří proces. Při popisu sub-procesu platí stejné požadavky jako u procesů. Sub-proces tedy musí mít svůj vstup, výstup a činnost.   obrázek   Činnosti Jedná se o aktivity vykonávané jedním nebo více pracovníky v souvislém čase většinou na stejném místě.    Procesní mapa Vzhledem k tomu, že se v každé společnosti vyskytuje velké množství procesů, mělo by být cílem společnosti, aby tyto procesy byli dobře přehledné a čitelné. Čím více procesů tím se jejich přehlednost snižuje.  Proto se v řadě případů procesy dělí do skupin. Každou skupinu potom reprezentuje jeden proces.  Procesní mapou tedy můžeme nazvat pohled na procesy společnosti od abstraktní až po detailní úroveň. Pomocí procesní mapy můžeme procesy sledovat z různých pohledů. Cílem procesní mapy je tedy zvýšit přehlednost procesů a lépe se v těchto procesech orientovat. 

Přístupy k modelování podnikových procesů

Pro grafické zachycení modelu procesu bychom měli použít vybraný vizuální nástroj. Tento nástroj by měl obsahovat: notaci základních prvků procesu, aktivity, zdroje, dokumenty a tak dále. K tomuto účelu můžeme použít obecné modelovací nástroje, které jsou určeny k modelování systémů (UML, DFD, Petriho sítě) anebo speciální nástroje určené pouze pro modelování procesů např. BPMN. Pomocí nástroje by měl být umožněn jak statický tak dynamický pohled na proces.  

ARIS

Architecture of Integrated Information Systems - neboli ARIS byl vyvinut prof. Scheerem. Jedná se o metodiku a nástroj pro modelování a analýzu podnikových procesů. Metodika ARIS je složena z několika základních pohledů, které jsou vzájemně významově propojeny.   Celkem se jedná o 5 pohledů, které ARIS využívá k popisu modelu podnikového procesu.

• Pohled na společnost jako na organizaci
• Pohled na společnost z hlediska informačních technologií
• Datový a informační pohled společnosti
• Pohled na vztahy mezi jednotlivými procesy
• Pohled ke zlepšování procesů

obrázek

  Pro podporu modelování se zde využívají tři základní modely:

• ARIS Design platform - platforma pro návrh a modelování procesů
• ARIS Implementation platform - platforma pro implementaci
• ARIS controlling platform - platforma pro řízení a vylepšování podnikových procesů

Doplňkové produkty, kterými jsou:

• ARIS Scouts (platforma doplňkových nástrojů)
• SAT Net weaver Cooperation atd.

Modelování procesů metodou ARIS Jedná se o notaci pro vizualizaci procesů, kterou vyvinula německá společnost IDS Scheer. Výhodou nástrojů ARIS je silné propojení s informačním systémem SAP.  Jde o to, že pokud proces definujeme přímo v ARIS můžeme při jeho vykonávání přímo spouštět funkce v informačním systému a naopak.  Bohužel pro jiné informační systémy neexistuje obecné rozhraní, a proto jsme omezeni pouze na propojení se systémem SAP.   Je zde možné využít několik diagramů, přičemž každý z nich zachycuje rozdílný pohled na proces. 

• Organigram

Diagram zachycuje strukturu organizace, organizační jednotky, místa, pracovní funkce a role.  

• Funkční strom

Diagram zachycuje procesy, pod-procesy, činnosti, kroky a jejich návaznosti.   

• Diagram přiřazení funkcí – 

Diagram zachycuje požadované informace o vykonávaném procesu nebo činnosti.    Nástroje ARIS Pro popis a modelování procesů jsou vytvořeny dva hlavní nástroje, pomocí nichž vygenerujeme procesní směrnici, popis pracovního místa nebo IT dokumentaci. ARIS Toolset  - Pro tvorbu metodik, analýz a pro správu databáze procesního modelu. ARIS Easy Design – Pro tvorbu a aktualizaci procesního modelu organizace a dokumentace.  

UML – Unified Modeling Language

The Unified Modelling Language - je popsán jako grafický jazyk pro vizualizaci, specifikaci, konstrukci a dokumentaci artefaktů softwarových systémů.  Jedná se o jazyk pro modelování systémů.  Původně vyvinut jako standart spojující různé metody používané v rámci vývoji softwarového sytému, které by umožnily využít principy tzv.“ objektové orientace“.   Cílem UML bylo poskytnout jazyk a ne metodiku. V současnosti se však využívá jako univerzální nástroj pro popis jakéhokoliv systému, procesu.   Architektura UML se skládá ze čtyřvrstvého modelu:  1.vrstva – model, který vymezuje základní výrazové prostředky pro metamodely. 2.vrstva – model, který definuje základní elementy a principy jednotlivých modelů UML.  3.vrstva – tvoří jí uživatelský model, který je stupněm metamodelu a zároveň abstrakcí uživatelských objektů. 4.vrstva – run-time instances. Představuje definované uživatelské objekty, které se vyskytují v modelovaném prostředí.   Z hlediska použití jazyku UML používáme při modelování podnikových procesů tyto diagramy:

• Diagram případů – Popis a analýza funkcí modelovaného systému
• Diagram aktivit - Dynamický náhled popisující chování
• Diagram tříd - Logický náhled 

Pro vizualizaci procesu se nejvíce používá diagram aktivit.  Zobrazuje proces jako soubor aktivit a přechodů mezi nimi a to včetně detailních informací, jako kdo za jakou aktivitu zodpovídá, či s jakými objekty aktivita pracuje.  Základními elementy diagramu aktivit jsou: Akce - Představuje činnost, které předchází jiná činnost nebo událost. Akce se spouští v tom okamžiku, kdy je akce přední ukončena.  AktivitaModeluje tok vykonávání akcí v ní obsažených. Aktivitou rozumíme přesně definovaný proces, jehož základními prvky jsou akce, řídící toky mezi nimi a další elementy notace. Start - Počáteční bod, ve kterém začíná posloupnost činností, je-li zahájena aktivita. Konec - Koncový bod, v němž činnosti aktivity končí. Ukončení tokuJe použito v situaci, kdy je třeba uzavřít nějaký tok, bez toho aniž by to mělo vliv na ostatní toky v rámci aktivity. Přechod Větvení - Označuje začátek vykonávání paralelních aktivit. Rozhodovací blok - Umožňuje větvení. V tomto bodě se rozhoduje, kterou cestou se bude proces ubírat.   BPML – Business Process Modeling Language Jazyk BPML je standardem exekutivního modelovacího jazyka, což znamená, že jeho modely jsou spustitelné v definovaném prostředí.  Toto se děje za pomocí textové podoby jazyka a modelů, která vychází z technologie XML (Extensible Mark-up Language). Koncepce BPML je zaměřena především na spolupráci a koordinaci firemních procesů mezi obchodními partnery. XML značka s parametry je definována pro každý element jazyka.   Základní prvky: AktivityZajišťují určitou funkcionalitu. Podnikový proces je komplexní aktivitou, která je složená z dílčích aktivit. Definice aktivity specifikuje způsob, kterým je aktivita spouštěna a prováděna. Rozlišujeme dvě skupiny aktivit – jednoduché, komplexní. KontextyPro aktivity můžeme definovat jejich kontexty. Autoři BPMI definují kontext aktivity jako „obecné chování všech aktivit, které jsou v tomto kontextu spouštěny. Těmito vlastnostmi jsou především obsluha výjimek a chyb, základní sémantika, definice časových omezení, apod.“ Spřízněné aktivity jsou prováděny v kontextu, který je definicí prostředí. Můžeme zde vytvářet hierarchickou strukturu kontextů. ProcesTyp komplexní aktivity, která definuje vlastní kontext pro spouštění aktivit, v procesu obsažených. Proces bývá navržen jako znovupoužitelná, relativně uzavřená a komplexní jednotka práce.   Existují zde tyto druhy procesů:

• Procesy na nejvyšší úrovni - jsou definovány nezávisle na jiných procesech
• Vnořené procesy - definovány tak aby se spouštěli v určitém kontextu
• Výjimkové procesy -  pro obsluhu výjimek a chyb
• Kompenzační procesy -  opravné procesy

Vlastnosti Signály Plány - Plán je časový harmonogram, podle kterého jsou spouštěny jednotlivé procesy. Čas může být určen relativně, nebo absolutně. Pomocí plánu můžeme časově omezit délku trvání procesu, nebo určit nejdelší možnou dobu od určité události, po kterou se proces může spustit. Výjimky Transakce - Pomocí transakčních protokolů můžeme koordinovat dokončení aktivit dvou procesů, které spolu komunikují pomocí zpráv. Používají se pro zachování konzistence systému nebo pro komunikaci mezi dvěma systémy. Funkce  

IDEF – Integration Definition

Vytvořit strukturovanou grafickou reprezentaci systému umožňuje skupina metod IDEF, která k tomuto účelu poskytuje jazyk s odpovídající skladbou a sémantikou. Pomocí této metody jsme schopni sestavit konsistentní model, který je složen z popisu funkcí systému a jejich vzájemných vztahů a dat. Základem této metody, jsou tyto metody

• IDEF0 – modelování funkcí
• IDEF1 – modelování informací
• IDEF2 – popisuje chování systému
• IDEF3 – modelování podnikových procesů

DFD - Diagram datových toků (Data Flow Diagram) Tato metoda byla vyvinuta k modelování datových toků navrhovaných systémů ve strukturovaných metodikách vývoje. Pomocí DFD lze modelovat celé organizace. Tato notace čerpá z teorie grafů a vznikla z diagramu aktivit. Obsahuje prvky vhodné pro modelování procesů, jako jsou: Proces - Znázorňuje převedení dat, které vede k vyprodukování výstupu. Rozlišuje se zde datový proces a řídící proces. Symbolem je kruh, ovál, obdélník nebo obdélník se zakulacenými rohy. Uložiště dat - Slouží k uložení dat k pozdějšímu využití. Abstrakce jakékoliv formy uložení, vyjadřuje depozitář dat. Uložení dat znamená přerušení toku v čase. Symbolem jsou dvě vodorovné čáry. Terminátor - Představuje objekty, které nepatří do popisovaného systému, ale do jeho podstatného okolí. Znázorňuje externí zdroj nebo místo určení dat. Datový tok - Vyjadřuje přesun dat/informací z jedné části systému do jiné, nebo z okolí systému do systému a naopak. Symbolem je šipka  

EPC - Event-Driven Proces Chain

Patří k nejrozšířenějším metodám modelování, a to zejména proto, že je integrována do systému SAP a ARIS. Metoda popisuje proces z pohledu návaznosti jednotlivých aktivit, časových posloupností aktivit a paralelismů. Metoda zohledňuje „přístup přesného definování chovaní“, kdy slouží k popisu toho, jak bude vlastní proces vypadat.  Je založená na jednoduchém principu spojování událostí a aktivit, který je použitelný i pro velmi složité procesy.   Základní prvky tvoří: Aktivita - Určuje, co má být v danou chvíli v procesu vykonáno, aktivity mají jeden vstup a jeden výstup. Událost - Popisuje situaci před nebo po vykonané aktivitě, tvoří propojovací body mezi jednotlivými aktivitami Logické spojky Slouží ke spojování událostí a aktivit.  

Petriho sítě

Nabízejí velmi názorné grafické vyjádření, ale i matematický aparát, který je přínosem při realizaci a ověřování procesů modelovaných pomocí Petriho sítí. Petriho sítě jsou založeny na přechodech mezi jednotlivými místy v závislosti na rozmístěných znacích v celé síti.   Petriho sítě jsou tvořeny následujícími prvky: Místo - Lze chápat jako událost.  Místa, ze kterých vedou hrany do přechodu, nazýváme vstupní místa.  Místa, ze kterých vedou hrany z přechodu, nazýváme výstupní místa. Obsahují stavovou informaci ve formě značek (token) Přechod - Symbolizuje provádění dané činnosti Hrana - Hrany jsou pouze mezi místy a přechody, nikoli mezi dvěma místy nebo dvěma přechody Token - Slouží k modelování vlastního průběhu řídícího toku procesu   Typy Petriho sítí:

• C/E (Podmínka / Událost) Petriho sítě.
• P/T (Místo / Přechod) Petriho sítě. 
• P/T Petriho sítě s inhibičními hranami.
• P/T Petriho sítě s prioritami.
• TPN Časované Petriho sítě.
• CPN Barevné Petriho sítě.
• HPN Hierarchické Petriho sítě.

Proforma Provision Enterprise

Jedná se o balík 35 modelovacích nástrojů zaměřených na strategii, organizaci, procesy, informační technologie a podobně, včetně jejich simulace.   

BSP - Business System Planning

Jedná se o metodu vyvinutou firmou IBM. Metoda byla vyvinuta k analýze a návrhu tzv. informační architektury organizace v rámci realizace jejího informačního systému.

• podporuje všechny procesy probíhající v organizaci
• respektuje organizační strukturu organizace
• uspokojuje krátkodobé i dlouhodobé informační potřeby organizace

Jedná se o metodu pro mapování podnikových procesů. S její pomocí lze mapovat informační potřeby společnosti, které zahrnují všechny její podstatné zdroje a faktory působící na ni.   

ISAC - Information System Work and Analysis of Change

Metoda zaměřená na vývoj informačního systému, zejména v jeho počátečních fázích. Hlavní význam této metody spočívá v orientaci na problémy reality, které řeší přímo na úrovni business systému a nepřejímá je do systému informačního. Mapuje podnik procesně. Základem je hledání příčin problémů, které uživatelé pociťují. Dále postupuje k analýze problému uživatele až po hledání nových a vhodných řešení tohoto problému. Celkem je tato metoda složena z 5 fází od analýzy požadavků na změny, přes analýzu až po úpravu prostředí. 

Select Enterprise a First Step Designer

Jedná se o modelovací nástroje, které se zabývají modelováním podnikových procesů. Oba nástroje používají procesní model jako východisko analytické specifikace informačního systému.   

DEMO  - Dynamic Essential Modeling of Organizations

Metoda určená pro modelování činností, rozhodnutí a akcí podniku. Činnosti jsou ve vztahu svými vstupy, výstupy, kontrolními signály a mechanismy. Používá se k modelování a reengineering podnikových procesů. Tato metoda vnímá proces a podnik jako síť komunikace, tím se odlišuje od ostatních metod. Přínosem této metody je zejména posun od analýzy chování společnosti k analýze fungování podniku.  

Microsoft Visio

Metoda, pomocí které můžeme vytvářet diagramy, které nám usnadní pochopit, dokumentovat a analyzovat procesy ve společnosti. Jednoduchý nástroj, pomocí kterého můžeme znázornit procesy ve společnosti. I v tomto programu je možné jednotlivé procesy datově propojovat a aktualizovat. Nabízí širokou škálu diagramů, které se týkají organizace, zdrojů a procesů probíhajících v podniku. S jeho pomocí můžeme zachycovat, analyzovat a sledovat výkonnost jednotlivých procesů.    Program obsahuje několik nástrojů:

• Nástroje pro odborníky v oblasti IT a vývojáře
• Nástroje pro integraci diagramů a dat
• Nástroje pro správu projektů
• Nástroje pro správu obchodních procesů
• Nástroje programovatelnosti a rozšiřitelnosti

 

BPMN - Business Process Modeling Notation

BPMN poskytuje notaci srozumitelnou všem uživatelům a analytikům, kteří vytvářejí počáteční návrhy procesů, technikům a vývojářům, kteří jsou odpovědní za technologie, které budou vykonávat tyto procesy a konečně manažerům, kteří budou tyto procesy řídit a monitorovat. Zajišťuje, že XML jazyky určené pro realizaci obchodních procesů jako BPEL4WS můžou být zobrazeny v business-orientované notaci. Záměrem BPMN je standardizovat obchodní modelování procesů. Poskytuje jednoduchý způsob komunikace a zpracovávání informací pro jiné komerční uživatelé, procesy prováděný orgány, zákazníky a dodavateli. Jedná se o systém pro modelování obchodních procesů uvnitř organizace, tedy o modelování podnikových procesů. Soubor grafických objektů a pravidel, podle nichž mohou být objekty mezi sebou spojovány, slouží tedy k modelování procesů. Pomocí BPMN se zlepšilo propojení mezi návrhem a implementací procesu. Využívá desítky nástrojů, které slouží pro modelování procesů. Využívá tzv. Business Process Diagram (BPD), který je tvořen sítí grafických objektů. Veškeré objekty jsou od sebe graficky odlišeny, pevně jsou dány jejich tvary a uživatel si může měnit pouze barvy. Uživatel také může vytvářet nové objekty, které nesmí být shodné s objekty pevně stanovenými v BPMN.    Vizuální vzhled - Standartní vizuální jazyk, který umožňuje poznat a pochopit celý proces díky namodelovanému procesu. Klíčovým prvkem je výběr tvarů a ikon používaných pro grafické znázornění procesu.     Sémantické prvky - Specifikace definuje mnoho sémantických pojmů užívaných pro definování procesů a sdružuje je s grafickými prvky, značkami a připojením.    Atributy a vlastnosti - Specifikace definuje řadu atributů a vlastnosti objektů, které jsou znázorněné grafickými prvky, značkami a připojením.    BPMN se omezuje pouze na podporu koncepce modelování podnikových procesů. To znamená, že jiné typy procesů, které organizace provádí pro obchodní účely, jsou mimo rozsah BPMN.   Například se jedná modelování těchto procesů, které nejsou součástí BPMN:

• Organizační struktury a zdroje
• Funkční poruchy
• Datové a informační modely
• Obchodní pravidla

BPMN lze použít pro modelování tří základních sub-modelů: Vnitřní podnikové procesy - jsou ty interní procesy, které jsou specifické konkrétní organizaci a jsou to typy procesů, které jsou obecně nazývané workflow procesy nebo BPM. Abstraktní (veřejné) procesy – jde o vzájemné působení mezi interními procesy a jiným procesem nebo uživatelem. Jsou zde zahrnuty pouze ty činnosti, které se používají ke komunikaci mimo interní procesy. Spolupracující (globální) procesy - popisují interakci mezi dvěma nebo více obchodními subjekty. Diagram BPMN může zobrazovat procesy jednotlivých účastníků, každý účastník má ale diagram zobrazen rozdílně. Účastnící mají různé pohledy na to, jak se na ně procesy vztahují. Některé z aktivit budou pro interního účastníka (má je provést nebo je mít pod kontrolou) a další aktivity budou mimo tohoto účastníka. Každý účastník má jiné interní a externí perspektivy.  Důležité je jak může účastník sledovat stav a problémy interních a externích činností. Nicméně, diagram zůstává stejný, zobrazí obchodní proces, který má dva úhly pohledu. Např.: Jeden z hlediska pacienta jeden z hlediska lékaře.  Diagram ukazuje činnosti obou účastníků procesu, a když je proces proveden, každý z účastníků má pod kontrolou svoje aktivity.   Základní prvky Tok objektů (Flow Objects) Činnosti (Activities) Události (Events) Brány (Gateways) Spojovací objekty (Connecting Objects) Sekvenční tok (Sequence Flow) Tok zpráv (Message Flow) Sdružení (Association) Plavecké dráhy (Swim lanes) Bazény (Pools) Dráhy (Lanes) Předměty (Artefacts) Datové objekty (Data Objects) Skupiny (Groups) Anotace (Annotation)   Cílem tohoto článku je poskytnout přehled přístupů k modelování podnikových procesů. Článek stručně popisuje jazyky a metody pro modelování podnikových procesů. V dnešní době je modelování podnikavých procesů velmi aktuálním tématem.  Je to zejména z důvodu reengineering společností, vylepšování současných procesů, implementací ERP systémů a propojování společností do sítí – všechny tyto procesy zasluhují zmapování procesů. Pomocí modelování procesů a následnému vytváření procesních map usnadňujeme práci všem, kteří s těmito procesy přichází do styku. Je na každé společnosti, jaký typ modelování si vybere a jaký k tomu použije nástroj. Měl by však plně odpovídat typu a stavu společnosti a jejím požadavkům.