Co je tzv. virtuální tým?

Virtuální tým je typický tím, že spoléhá hlavně na komunikační média, aby mohli členové virtuálního týmu zůstat v kontaktu. Komunikační média však nemusí sloužit tak dobře jako komunikace tváří v tvář, protože mohou chybět důležité části, jako například mimika, intonace apod.

Pro tým je nutné jasně a srozumitelně stanovit cíle a roli týmu a členům poskytnou více autonomie ve vykonávání svých úkolů. Pro virtuální tým je těžší dohodnout se na týmových rolích a odpovědnosti, tudíž je odpovědnost rozmělněna a není možnost přesně kontrolovat plnění jednotlivých úkolů. Klíčovou roli hraje vedoucí projektu a je odpovědný za celkovou výkonost týmu.

K efektivnímu fungování virtuálního týmu je potřeba:

• důvěra mezi členy týmu – je důležité znát vzájemně schopnosti a zkušenosti členů a dávat jim možnost prosadit se

• definovat cíle, role a postoje

• vyškolení členů v daných komunikačních technologiích

• školení v interpersonálních vztazích

• základem každého týmu je neformální komunikace

• sestavení komunikačních protokolů, které stanovují standardy pro způsoby komunikace

• rotace mezi členy týmu – zajištění hostování členů na různých pozicích

• za vybudování týmu a optimalizaci procesů v týmu odpovídá vedoucí týmu

Podstatnými faktory pro efektivní práci v týmu představují 3K

Komunikace

Definuje přenos nějakého druhu zprávy, která obsahuje jednu nebo více částí. Informace může být předávána různými druhy kanálů.

• formální komunikace – zprávy, plány, dopisy, hodnocení

• neformální komunikace – připomínky, e-maily, telefony

• technická komunikace – výrobkové specifikace a popis komponentů

• osobní komunikace – informace, které nejsou spojené s projektem

Kooperace

Je vyjádřením způsobu společné práce při řešení pracovních problémů nebo při plnění úkolů. Kooperace se uskuteční, pokud z ní vyplývají výhody, kterých nelze dosáhnout jinak.

Koordinace

Zajišťuje efektivní práci týmu a plnění jeho cílů. Jde o přidělování úkolů, kontrola jejich výkonu, řízení elektronických setkání apod. Integruje pracovní činnosti a určuje vzájemnou závislost na splnění podnikových úkolů a cílů.

Výhody virtuálního týmu:

• virtuální tým vede k většímu synergickému efektu, než tradiční tým, protože členové mohou komunikovat bez ohledu na geografické vzdálenosti

• elektronická dokumentace projektu, která je lépe uchovatelná a je možné provést snadno změnu, přístup mají všichni členové

• každý člen si může podle svých možností přizpůsobit čas, ve kterém se věnuje práci v týmu, to vede k lepší koordinaci

• transparentnost činnosti a účinnější spolupráce

Nevýhody virtuálního týmu

• větší míra transparentnosti může vést k pocitu neustálé kontroly a soutěžení mezi členy

• lze využít pouze jednosměrnou komunikaci

• členové získávají pouze omezené množství informací

• e-mail napsaný ve strohé formě nelze doplnit, vysvětlit a nelze vzít zpět

• výhodu mají členové, kteří jsou schopni formulovat své požadavky rychle a srozumitelně

• možnost vzniku efektu černého pasažéra

• efekt vysávání - pokud člen týmu identifikuje jiného jako přítěž