Svolání tiskové konference

Vedle tiskové zprávy je svolání tiskové konference dalším způsobem, jak se dostat do médií a získat pozornost veřejnosti.

Než se rozhodnete svolat svou první tiskovou konferenci, odpovězte si na pár otázek.

• Nestačí k oznámení tisková zpráva?
• Bude má informace zajímat dostatečný počet novinářů?
• Je má informace natolik zajímavá, aby ji novináři zveřejnili?

Pokud u některé z výše uvedených otázek váháte s odpovědí, tiskovou konferenci nesvolávejte.  U tiskových konferencí, stejně jako u tiskových zpráv platí pravidlo, když nemáte co říci, raději mlčte. Tisková konference je časově náročná záležitost pro obě strany, proto ji svolávejte jen v opravdu nutných případech, když se ve vaší firmě děje něco důležitého. Svolávat tiskovou konferenci jen pro to, abyste upozornili na svou existenci je zbytečné. K tomu využijte jiné způsoby, třeba pozvání na oběd.

Když už se rozhodnete svolat tiskovou konferenci, držte se několika pravidel.

Pozvání na tiskovou konferenci

Nezáleží na tom, jestli pozvánku na tiskovou konferenci pošlete emailem nebo v obálce, důležitý je časový předstih. Pozvání rozesílejte zhruba týden před termínem konání. Pokud pozvání pošlete den předem, riskujete, že už novinář bude mít jiný program. Jiná situace je samozřejmě u aktuálních témat, která nesnesou odklad. Pokud například ve vaší továrně vybuchne chemická laboratoř a lidem v okolí hrozí nějaká rizika, konferenci svolejte ihned.

V krizové situaci novináře raději kontaktujte telefon nebo smskou. Většina je během dne v terénu a váš email by si nemuseli včas přečíst.

Do pozvánky uveďte termín, hodinu a místo konání konference a také důvody, proč se konference koná. Pokud chcete mít zpětnou vazbu, poproste redaktory o potvrzení účasti.

Termín konání tiskovky

Při plánování zvažte, který den pro konání vaší tiskové konference je nejlepší. Nejméně vhodnou dobou je pátek odpoledne. Ideálním dnem není ani pondělí ráno. Obecně nejvíce tiskových konferencí se koná uprostřed týdne. Pokud můžete, zjistěte si, jestli třeba na stejný čas neplánuje tiskovou konferenci jiná firma.

Kromě dne dobře zvažte také hodinu. Den většiny redaktorů začíná kolem deváté hodiny poradou. Ideální dobou je 10. -11. hodina dopoledne, odpoledne pak 13.- 14. hodina. Pokud konferenci svoláte na pozdější hodinu, riskujete, že novináři nestihnou téma zpracovat do uzávěrky.

Tiskovou konferenci zbytečně neprotahujte, snažte se říci to nejdůležitější a pak dejte žurnalistům prostor pro otázky. Tisková konference by v ideálním případě neměla trvat než hodinu.

Materiály pro novináře

Pro novináře mějte nachystány materiály, které by mohly potřebovat. Samozřejmostí jsou údaje o vaší firmě a o události. Dále jim poskytněte obrazový materiál, fotografie, ale také kvalitní video pro televizní redaktory. Kromě toho můžete novinářům věnovat váš firemní blok a propisku.

Novinářům buďte k dispozici i po skončení oficiální části tiskové konference, mnozí z nich s vámi budou chtít udělat rozhovor. Snažte se redaktorům maximálně vstříc, jejich přízeň se vám bude v budoucnu jistě hodit.