Účetní knihy

Všechny účetní jednotky, které vedou účetnictví v plném rozsahu (zejména jde o obchodní společnosti, např. s.r.o.), musí podle zákona o účetnictví vést čtyři účetní knihy: 

• deník,
• hlavní knihu,
• knihu analytických účtů,
• knihu podrozvahových účtů.

Podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci (obvykle to jsou osoby samostatně výdělečně činné) nemusí vést knihu analytických účtů a knihu podrozvahových účtů.

Deník a hlavní kniha jsou závazné pro všechny účetní jednotky, které vedou účetnictví ve zjednodušeném rozsahu.

Deník obsahuje účetní zápisy uspořádané postupně – chronologicky (časově). Účetní jednotka může vést buď jeden deník nebo více deníků. Je-li veden pouze jeden deník, zapisují se tam postupně všechny účetní doklady za dané období. Je-li vedeno více deníků, jsou obvykle specializované podle oblastí, např. přijaté a vydané faktury apod. V deníku by měly být o každém zapsaném účetním dokladu uvedeny základní údaje - číslo účetního dokladu, krátký slovní popis, datum vystavení, účtovací předpis (čísla účtů stran má dáti a dal) a částka.

V hlavní knize jsou účetní zápisy uspořádány systematicky (věcně). Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu. Syntetický účet obsahuje:  

• zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha
• souhrnné obraty strany má dáti a dal účtů,
• zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka.
•  

Účetní jednotky nesmějí zřizovat účty mimo účtový rozvrh a účetní knihy.

Analytické účty účetní jednotky vytvářejí pro zpřesnění syntetických účtů – analytické účty podrobněji zachycují účetní zápisy v hlavní knize a jsou členěny podle potřeb konkrétní  účetní jednotky. Typicky se používají pro odlišení měny, ve které se účtuje (CZK, EUR, USD…) nebo rozlišení dodavatelů či odběratelů. Součet všech analytických účtů k jednomu syntetickému účtu musí odpovídat hodnotě účtované na syntetickém účtu celkem.

V knihách podrozvahových účtů se sleduje např. majetek leasing nebo odepsané nedobytné pohledávky apod.

Otevírání a zavírání účetních knih je určeno zákonem o účetnictví a váže se na vybrané okamžiky v existenci firmy. Otevírání účetních knih probíhá obvykle:

• ke dni vzniku povinnosti vést účetnictví,
• k prvnímu dni účetního období,
• ke dni vstupu do likvidace.

Uzavírání účetních knih probíhá nejčastěji:

• ke dni zániku povinnosti vést účetnictví,
• k poslednímu dni účetního období,
• ke dni předcházejícímu dni vstupu do likvidace.