Účetní jednotky mají povinnost uchovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou dle § 31 zákona o účetnictví.
Počátek archivačních lhůt jednotlivých dokladů začíná koncem účetního období, kterého se týkají.
V případě účetní jednotky, která je plátcem DPH, jsou některé účetní záznamy z pohledu daně z přidané hodnoty daňovými doklady. Tato skutečnost je ošetřena v zákoně o dani z přidané hodnoty. Plátce daně je povinen uschovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně po dobu 10 let.
Účetní jednotce nekončí v případě jejího zániku povinnost uchovávání účetních dokladů. Tato povinnost přechází na právního nástupce, likvidátora, insolvenčního správce a v případě úmrtí na dědice. V ostatních případech má účetní jednotka povinnost ještě před svým zánikem zajistit uschování účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.
Zvláštními písemnostmi se rozumí knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949. Dále pak účetní závěrky vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedené podle zvláštních právních předpisů. Například podle zákona č. 92/1991 Sb., o podmínkách převodu majetku státu na jiné osoby. Účetní jednotky mají v těchto případech povinnost uchovávat účetní doklady, dokud ministerstvo nedá příkaz k jejich skartaci nebo na žádost účetní jednotky vydá souhlas k vyřazení těchto písemností.
Zákonem upraveným způsobem uchovávání účetních dokladů je převedení archivace do digitalizované podoby. V případě digitalizace má účetní jednotka možnost okamžité skartace tištěných předloh dokladů.
Pokud se účetní jednotka rozhodne pro způsob elektronické archivace, má povinnost použít elektronickou značku zpracovatele a kvalifikované časové razítko.
SKENOVÁNÍ - výsledkem práce je soubor ve formátu PDF s jednoznačným názvem.
ELEKTRONICKÁ ZNAČKA - digitalizovaný soubor je označen elektronickou značkou zpracovatele.
ČASOVÉ RAZÍTKO - digitalizovaný soubor se označí kvalifikovaným časovým razítkem.
ULOŽENÍ – soubory se nahrají na digitální nosič.
© 2019, ALTAXO SE
Naše služby
Důležité odkazy