Archivace účetních dokladů se týká vedení (dříve podvojného) účetnictví. Pokud jde o výdaje nutné ke stanovení daně z příjmů podle daňové evidence (dříve tzv. jednoduché účetnictví) archivujeme veškeré evidence a veškeré doklady, které jsme v evidenci uvedli.
Archivovat účetní doklady musíme celou dobu, po kterou nám může být doměřena konkrétní daň, např. u daně z příjmů jsou to tři roky od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost, nebo do tří let od vzniku daňové povinnosti u těch daní, které nemají zdaňovací období.
Plátci DPH musí daňové doklady a daňovou evidenci k DPH uschovávat 10 let od konce roku, kdy měly doklady zdanitelná plnění.
Pro daň z příjmů není nutno archivovat celé spektrum všemožných dokladů, které během roku vznikají. Při uplatnění výdajového paušálu stačí archivovat doklady pro:
Pro případný přechod na uplatnění skutečných výdajů podle dokladů, je nutno uschovat evidenci dlouhodobého majetku, která je nezbytným podkladem pro výpočet odpisů.
Podnikatelé, kteří jsou zapsání v obchodním rejstříku, typicky obchodní společnosti jako je s.r.o. či v.o.s. mají podle zákona o archivaci a spisové službě povinnost před skartací dokumentů nabídnout vybrané dokumenty Státnímu archivu. Jedná se především o statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu: zakladatelské dokumenty atp., popř. dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy a zprávy o auditu nebo o majetku či ochranných známkách
Pro podnikatele je nejjednodušší pro uložení archiválií využít státní oblastní archiv, protože pokud by si uložil dokumenty sám, musel by získat akreditaci Ministerstva vnitra pro soukromý archiv a řídit se příslušnými pravidly.
© 2019, ALTAXO SE
Naše služby
Důležité odkazy