Kritéria optimální volby komunikace ve firmě (Blackberry, pevná linka, mobilní telefon, e-mail)

Každý malý podnikatel s jedním zaměstnancem nebo středně velká firma musí obezřetně vyřešit otázku komunikace uvnitř firmy. Důvody jsou minimálně tři: potřeba efektivního řízení a vedení zaměstnanců, výše nákladů potřebných pro činnost v rámci podnikání například při řešení problémů zadaných zaměstnavatelem a konečně se kvalita komunikace ve firmě jistě může projevit ve vztahu k zákazníkovi. Proto by si podnikatel měl uvědomit reálné parametry své činnosti jako je velikost firmy, předmět podnikání, loajalita zaměstnanců nebo nutnost zahraničních služeb. Přejdu nyní k názorným příkladům. Pokud je předmětem podnikání doprava dejme tomu stavebního materiálu nebo renovace nemovitostí, je přirozené, že potřeba komunikace a zadávání úkolů prostřednictvím e-mailu je v tomto případě bezpředmětná. Co se týče mobilních telefonů, lze s jistotou tvrdit, že neexistuje činnost, ve které by v dnešní době dělník nemohl být v kontaktu se svým šéfem během stavebních prací prostřednictvím právě mobilu. Při volbě optimální komunikace má v dnešní době mobilní telefon své výsostné postavení. Jiným příkladem jsou finanční manažeři, kteří si na svá jednání běžně berou tzv. Blackberry, které jim umožňují rychlou komunikaci se svým nadřízeným během jejich okružních služebních jízd na druhé konci republiky a přitom mohou zasílat a přijímat mail. Pokud jde o loajalitu, lze ji spojit s kontrolou využívání služebních telefonů, a tehdy je zřejmé, že přehled o provolaných minutách v rámci nutné obchodní komunikace a nikoliv pro soukromé použití je při použití pevné linky jednodušší.

Který komunikační prostředek se tedy hodí pro danou firmu nebo podnikatele? Parametry, které by měly být vzaty v potaz, jsem již lehce zmínil v předchozím odstavci. Nyní si představme konkrétní komunikační prostředky. V mnoha firmách je běžnou praxí použití pevné linky nejen pro pevný ADSL internet, ale také pro komunikaci mezi kancelářemi i na kratší vzdálenost, což nemusí přispívat k šetření nákladů na provoz firmy. Pokud již tedy firma poskytuje svoje služby v rámci jedné budovy a nejedná se o zrovna výškovou budovu, lze doporučit spíše emailovou komunikaci, neboť například Outlook zobrazuje na obrazovce nové příspěvky, ať již zaměstnanec má otevřenou jakoukoli aplikaci, a má tedy přehled o dění ve firmě a co od něj zaměstnavatel požaduje. Pro zavolání nové skutečnosti nebo rychlé zadání nečekaného úkolu je telefon (pevná linka) jistě vhodná, ale může zároveň sloužit opravdu pouze ve zmíněných nárazových nebo nutných kontrolních situacích. Hovorné z kanceláře, která je minimálně ve stejném patře, kde stačí pár kroků, je zvláště v době hospodářské krize zbytečností. Pevnou linku pro stěžejní komunikaci uvnitř firmy lze skutečně doporučit spíše u výškových budov nebo u pobočkové sítě i u menší firmy.

Na druhou stranu pro častou komunikaci se zákazníky a pro podnikání více v terénu, kdy není činnost firmy spojena tolik s kanceláří, je mobilní komunikace pro stěžejní dorozumění mezi podnikatelem a dělníkem logická a efektivní. Při práci na stavbách, u dopravních společností nebo při obchodní činnosti, kdy je zaměstnanec v pohybu a vrací se do kanceláře jednou za měsíc s podepsanými smlouvami, je mobilní komunikace nezbytností a vzhledem k objemu uskutečněných hovorů operátoři také často poskytují slevy. Jinými slovy, hlavní rozdíly mezi použitím pevné a mobilní linky jako hlavního komunikačního kanálu uvnitř firmy, jsou v potřebě mobility a rozmístění firmy, ale také na základě nabízeného tarifu. Nelze zapomenout na časté použití kombinace volání z mobilního telefonu na pevnou linku a obráceně, kde je jistě na místě zvážit finanční stránku daného spojení.

Výměna zpráv a podání informací prostřednictvím emailu se dost často jeví jenom jako doplňková služba, nicméně pokud je firma orientována na zahraničí, nebo si spíše vyměňuje dokumenty v zahraničním obchodě, tvoří elektronická pošta levnou a zároveň efektivní alternativu. Zvláště firmy zabývající se exportem a importem využívají mailové komunikace velmi často, neboť roamingové ceny mobilní nebo pevné linky stále nepatří k těm nejlevnější. Mezi nevýhody mailové komunikace ale patří nedokonalá kontrola zaměstnanců na pobočkách, kteří mohou čas od času zaslat report do centrály a nemají žádnou další motivaci být produktivní, pokud tedy v takové situaci nepoužijeme mobil nebo pevnou linku jako dodatečný způsob kontroly a zadávání úkolů. Elektronická pošta má navíc nevýhodu při kontrole skutečné práce zaměstnance, neboť z telefonické reakce lze lépe poznat vybraný slovník, přestávky během popisování problému, zatímco email poskytuje rychlou reakci, avšak s možností „vyšperkovat“ svoji činnost při podávání reportu a strategicky volit potřebná slova při komunikaci s nadřízeným.

O používání tzv. Blackberry přístrojů jsem se již výše zmínil. Blackberry spojuje výhody mailové a mobilní komunikace. Za prvé, patří mezi dražší vybavení, proto se nabízí spíše na vyšších manažerských pozicích a při skutečně dlouhodobé potřebě obchodně cestovat. Za druhé, jeho mimořádnou výhodou je úspora nákladů za roamingové volání ze zahraničí, kdy stačí zasílat emaily, protože využívá levnějšího připojení k internetu místo nutnosti hovoru. V praxi to znamená, že stačí rychle sepsat zprávu na malé klávesnici a šéf obdrží místo nepřehledné SMS report o stavu jednání na firemní mail. Za třetí, Blackberry je svojí podstatou velmi skladný a malý přístroj, místo nutnosti skladovat a při manipulaci se zavazadly dávat pozor na například téměř tří kilové notebooky. Záleží však na druhu potřebné komunikace, protože zasílání dokumentů je tímto způsobem nemožné, pokud se nejedná o malé dokumenty, které lze vyfotit, i když s nižší kvalitou samozřejmě. Kromě zasílání kvalitně ofocených dokumentů, Blackberry má také nevýhodu ve větších rozměrech, než má běžný mobilní telefon. Zde tedy již přichází na řadu porovnat pohodlí a potřeby uživatele.

Co tedy doporučit při volbě hlavního komunikačního prostředku uvnitř firmy? Doporučuji se zamyslet nad reálnými parametry podnikání, které jsem zmínil v prvním odstavci. Nezapomenout na finanční stránku, kdy na příklad Vodafone umožňuje každému podnikateli či firmě provést počáteční kalkulaci, která ve většině případů garantuje až 30 % úsporu firemních nákladů a pomůže s výběrem vhodné firemní komunikace na míru. Ale na druhou stranu, pro podnikatele je důležité, aby si uvědomil z podstaty věci, který kanál pro jednání se zákazníky a zaměstnanci je pro něj racionální vzhledem k povaze podnikání a který mu umožňuje jednoduchou kontrolu podřízených, a naopak které přístroje jsou pro něj a pro zaměstnance zbytečností.