Pro jaký typ činnosti se hodí oddělené kanceláře a pro jaký spíše open space

Pohodlí zaměstnanců a jejich potřeby jsou jedny z prvních bodů, které se musí při připravování podnikatelského plánu řešit. Na optimalizaci pracovního prostředí pro pracovníky totiž přeneseně závisí i jejich pracovní nasazení a kvalita jejich výkonu. Není to zase tak dávno, kdy do České republiky zavítal trend open space kanceláří, který sliboval právě ideální optimalizaci výkonu při práci – výzkumy však poté poukázaly na to, že to tak úplně pravda být nemusí. Minimálně ne ve všech druzích práce.

Pracovní prostředí musí být příjemné jak z hlediska zařízení a musí uspořádáním odpovídat pracovní náplni, tak musí ideálně fungovat pro podporu pozitivních vztahů na pracovišti a zajišťovat v co největší míře bezpečnost zaměstnanců. Zdali je pro podnikání vhodnější najmout nebo koupit kanceláře oddělené (vždy pro jednoho až čtyři pracovníky zvláštní místnost) nebo je lepší investovat do řešení pracovního prostoru ve formě open space (kde je řada zaměstnanců v jedné místnosti), pomůže vyřešit srovnání pozitiv a negativ s přihlédnutím k jednotlivým typům podnikání.   Mezi nesporná pozitiva open space patří usnadnění týmové práce a komunikace mezi kolegy, hodí se tedy ideálně pro práci charakteru společného projektu, kde je primární efektivní komunikace, vyměňování názorů a spolupráce v kolektivu. Takové prostory usnadňují flexibilitu a zvýší produktivitu i třeba informační výměny mezi zaměstnanci z odlišných oborů a oblastí. Není třeba se pak dlouze domlouvat na schůzkách a briefech přes komunikační kanály a emaily, vše se snadno zkoriguje takřka tváří v tvář. To souvisí i s větším možností kontroly a supervize zaměstnanců – často je v open space zasedací pořádek nastavený podle hierarchie, kdy nadřízení před sebou mají svá podřízené a mnohdy jim i doslova vidí do monitoru. Další výhodou jsou obecně nižší náklady na nájem nebo zakoupení prostor.   Negativními aspekty jsou ale možná frustrace ze ztráty soukromí při práci, neschopnost soustředění na základě neustále dohledu nebo pocit neosobního prostředí jako „v továrně“. Dochází také k častějším konfliktům mezi takto sesazenými pracovníky, protože vytváří mnohem víc příležitostí k hádkám a sporům. Kromě toho je podstatná i logická vyšší pravděpodobnost onemocnění. Z těchto úvah pak vychází open space jako řešení vhodné spíše pro skupinovou spolupráci, kdy tým lidí řeší společné zakázky (např. obchodní zástupci, marketingové nebo PR, reklamní zaměření). Výhodou je také fakt, že tyto činnosti se často neprovádějí nutně na pracovním místě, ale zaměstnanec má různé schůzky a porady v zasedacích místnostech budovy nebo úplně mimo budovu sídla.   Oproti tomu oddělené kanceláře se hodí pro činnosti, kde zaměstnanci pracují individuálně a potřebují na svou práci větší klid (např. administrativní práce, plnění samostatných úkolů na počítači). Pokud se majitel firmy nemůže rozhodnout mezi těmito řešeními, není ale překážkou se snažit tyto trendy v uspořádání pracovního prostředí nějak optimálně zkombinovat.