Význam dokladovosti, náležitosti účetního dokladu, druhy

Každý účetní zápis musí být podložen dokladem. Účetní zápisy musí být zaznamenány v účetních knihách. Nelze účtovat jen na základě ústních informací. Účetní jednotky mají povinnost vyhotovovat účetní doklady bezprostředně po uskutečnění účetního případu a také bezprostředně o nich účtovat. Účetní jednotky mají povinnost účetní doklady také po stanovenou dobu archivovat (pět let).

Doklady rozlišujeme podle místa vzniku:

• Vnitřní - vyhotoví účetní jednotka sama
• Vnější - vyhotoveny mimo jednotku

Doklady rozlišujeme dále podle obsahu jako

• Sběrné (více položek najednou, jako by více účetních případů najednou)
• Jednotlivé

Doklady mají také být trvalé (proto se pro vedení účetních knih mají používat speciální trvanlivé a světlostálé tzv. dokumentní inkousty, ze současnosti problémy s tzv. termopapírem, na kterém záznam po krátké době zmizí).

Z hlediska daňového rozlišujeme pro DPH tyto druhy dokladů:

Obsahuje kromě dále uvedených náležitostí ještě daňové identifikační číslo, název obchodní firmy , sazbu daně základní nebo sníženou, výši daně

• Zjednodušený daňový doklad

Používá se hlavně v případě platby za hotové (do 10 000 Kč ceny včetně DPH)

Doklad má představovat originální účetní písemnost, proto např. při generování faktury na účetním SW se na fakturu vodotiskem připíše Originál anebo Kopie.

Náležitosti účetního dokladu

Aby byl účetní doklad průkazný, musí obsahovat minimálně tyto náležitosti:

• Označení účetního dokladu
• Obsah účetního případu
• Peněžní částku
• Okamžik vyhotovení účetního dokladu
• Okamžik uskutečnění účetního případu
• Podpis (nebo elektronický podpis)

Oběh účetních dokladů

Každá účetní jednotka si stanoví v organizačních směrnicích oběh účetních dokladů (tj. pohyb mezi odděleními, podpisový vzor odpovědných osob atd.). Ve vnitropodnikových (organizačních) směrnicích by měly být uvedeny ty náležitosti dokladů:

• Vydaná faktura
• Přijatá faktura
• Příjmový a výdajový pokladní doklad
• Paragon
• Dodací listopad
• Cestovní příkaz

Opravy účetních dokladů

Pokud vůbec můžeme opravovat účetní doklady (ne fakturu dodavatele, výpis z banky, převodní příkaz apod.), měli bychom dbát na zásady správného provedení opravy: původní záznam přeškrtnout jednou čarou tak, aby byl původní zápis čitelný, uvést zápis nový, který bude označen datem provedení opravy a podpisem toho, kdo opravu provedl. V případě, že opravujeme již zaúčtovaný doklad, bude lépe, když vystavíme opravný účetní doklad.

Kontrolní systém účetnictví

Při zpracování účetních informací je velice důležitý kontrolní systém, neboť zajišťuje, že účetnictví je vedeno průkazně, úplně a správně. Kontrolní systém zahrnuje:

• přezkušování účetních dokladů kde se prověřují všechny náležitosti účetního dokladu a správnost účetního předpisu
• kontrolu úplnosti zaúčtování všech účetních případů
• kontrolní soupiskami ověřujeme soulad mezi analytickými účty a příslušnými syntetickými.
• Tabulkovou předvahou ověřujeme, zda byl dodržen princip podvojnosti