Virtuální sídlo a služby

Co vše bude zahrnovat cena za sídlo vaší firmy, je otázkou poskytovatele virtuální kanceláře. Jednotlivé služby by měly být přesně vymezené ve smlouvě tak, aby nemohlo docházet k žádným pochybnostem. Pokud nějaké pochybnosti máte, určitě si vše vyjasněte ještě před podpisem smlouvy, abyste nemuseli platit zbytečné poplatky. Základem bývá jen samotná virtuální adresa, další služby se běžně vymezují jako nadstandardní a platí se tedy zvlášť.  

Základní služby  

Absolutním základem pro virtuální sídlo firmy je označení sídla vašimi identifikačními údaji. Bez nich by totiž sídlo nesplňovalo podmínky, které určuje zákon o obchodních korporacích a hrozila by vám vysoká pokuta. Poskytovatel sídla tedy musí dbát na to, aby sídlo bylo náležitě označeno a toto označení pravidelně kontrolovat. Každá kancelář musí mít svou poštovní schránku a zvonek. Základními službami jsou kromě označení sídla také předávání pošty nebo příjem telefonních hovorů.  

Poštovní služby  

Tyto služby vás zbaví nepříjemných starostí s vaší obchodní korespondencí. Je jen na vás, zda se rozhodnete si poštu sami přebírat v místě virtuální kanceláře nebo na adrese poskytovatele, necháte si ji přeposílat nebo skenovat. Každý způsob má nějaké výhody.  

Osobní odběr je nejlevnější. O doručení zásilky byste měli být informování SMS zprávou, telefonicky nebo přes e-mail. Přeposílání pošty je pohodlné, protože nikam osobně nemusíte. Její skenování je mnohem komfortnější, přichází však v úvahu pouze tam, kde se nepracuje s důvěryhodnými písemnostmi a když nepotřebujete korespondenci v listinné podobě.  

Telefonní a faxové služby  

Příjem či přesměrování hovorů by ve virtuální kanceláři mělo být samozřejmostí. Přesměrování je nejjednodušším krokem, který zajistí, že všichni vaši klienti i obchodní partneři se dovolají přímo na vaše telefonní číslo. Využít můžete též vyškolenou operátorku, hlasovou schránku či samoobsluhu. Záleží na tom, na jakém trhu se pohybujete.  

Administrativní služby  

K virtuálním sídlu firmy patří též nezbytná administrativa. Zaškolení pracovníci za vás vyřídí všechny nezbytné záležitostí a ušetří vám tak spoustu času. Může se jednat o skenování, tisk, kopírování, přepis textů, vytváření nebo přijímání objednávek, fakturaci a další administrativní práce.