Výrobní a nevýrobní procesy ve společnosti

V předchozím článku „Podnikové procesy“ byly vysvětleny základní pojmy o procesech, které probíhají ve společnostech. Bylo zde stručně popsáno hodnocení procesů a uvedené možnosti dělení procesů, které nám poté ulehčuje práci s nimi. Jak již bylo řečeno, každá společnost by se měla rozhodnout, jak bude se svými procesy nakládat a pracovat tzn., zda třeba přejde na formu procesního řízení ve společnosti. V předchozím článku bylo uvedeno dělení procesů dle nejznámějších autorů a největšího počtu využívání dělení ve společnostech. Je ale na každé společnosti jak své procesy bude dělit. V tomto článku je důležité dělit procesy na procesy výrobní a nevýrobní. A to zejména z toho důvodu, že na své výrobní procesy se zaměřuje většina společností, což o nevýrobních procesech říci nemůžeme. To souvisí I s dalšími tématy jako je využívání metod průmyslového inženýrství v nevýrobních procesech.

V současné době se setkáváme s hojným využíváním metod průmyslového inženýrství zejména ve výrobních sférách. Je běžné, že ve většině společností jsou výrobní procesy již řádně nastaveny a neustále probíhá jejich zlepšování a to zejména pomocí metod průmyslového inženýrství. Zároveň ale narážíme na to, že nevýrobní procesy jako jsou administrativa, kancelářské práce a v neposlední řadě služby mají velké mezery v zavedení a nastavení těchto procesů. V lepším případě si společnosti začínají vytvářet standardy a osvojovat si metody průmyslového inženýrství i pro nevýrobní procesy v horším případě, nepovažují vůbec za nutné, aby v těchto procesech proběhla nějaká standardizace či dokonce zlepšení procesů. A přitom právě tyto procesy jsou ty, které hodnotu konečnému produktu většinou nepřidávají, ale zvyšují náklady, prodlužují dodací termíny a snižují produktivitu.  Přitom ne standardizace těchto procesů, může poškodit dobré jméno společnosti, připravit společnosti o zákazníky a v neposlední řadě zvýšit náklady produktů, což v konečném důsledku výrazně snižuje konkurenceschopnost obchodních subjektů.    Výrobní proces (také) činnost, při níž se uskutečňuje soubor pracovních, technologických a přírodních procesů, které mění tvar a jakost vstupního materiálu. Výstupem tohoto procesu je hmotný statek. Tyto procesy jsou prováděny ve výrobních podnicích ve výrobních sférách.    Nevýrobní proces lze definovat jako soubor působících činností, který přeměňuje vstupy na výstupy. Tyto procesy jsou prováděny jak v podnicích s výrobním charakterem (administrativa, logistika, marketing) tak v podnicích nevýrobního charakteru (služby, pojištění). Při těchto procesech se nemění tvar a jakost vstupního materiálu. Výstupem tohoto procesu není hmotný statek. Nevýrobní procesy se vyskytují v lékařství, nemocnicích, úřadech atd. Řadíme sem i služby.    Plýtvání v nevýrobních a výrobních procesech Jedním ze základních kamenů průmyslového inženýrství je odstraňování plýtvání ve všech fázích výrobního a nevýrobního procesu. Jedná se o činnosti, které nepřidávají hodnotu, ale vyžadují náklady. Ve společnosti probíhá mnoho procesů výrobních, ale i nevýrobních. Hlavním zájmem společnosti by tedy mělo být, aby zde probíhali především procesy, které přidávají hodnotu a ty procesy, které hodnotu nepřidávají, byly maximálně eliminovány. Je samozřejmé, že procesy které hodnotu nepřidávají nelze eliminovat úplně. Jde však o to vytvořit či přetvořit i tyto procesy tak aby byli co nejvíce efektivní. Zpravidla se jedná o procesy nevýrobní (administrativní, logistické, výzkumné, servisní apod.). Cílem však je eliminovat veškeré činnosti a procesy, které nepřidávají hodnotu, ale vyžadují náklady, tzv. plýtvání. V základu se jedná o to využívat stále účinněji zdroje, ať už lidské, materiální, informační či jiné, které do společnosti vkládáme, tím snížíme náklady a vyděláme více peněz což je cílem každé společnosti. Níže jsou uvedeny druhy plýtvání ve výrobních a nevýrobních procesech. Při detailnějším pohledu můžeme vidět, že se jedná o velmi podobné druhy plýtvání, s rozdílem jejich výskytu.   Druhy plýtvání v nevýrobních procesech 1.Přemíra informací – získávání, vytváření, předávání nepotřebných dokumentů a informací; zbytečná jednání 2.Zásoby – nadbytečné zásoby kancelářských potřeb, uchovávání zbytečných dokumentů, dat a informací, duplicita 3.Předávání informací – mnoho lidí zapojených do komunikace (email, jednání) 4.Neúčinný výrobní postup – chybně a špatně popsané postupy na zpracování dokumentace; chybějící postupy; není určeno kdo a za co odpovídá a děla 5.Zbytečná aktivita - Hledání a čekání na odpovědi, špatné a neúplné informace, hledání dat, informací a dokumentů třídění nadbytečných informací 6.Čekání – na informace, data, dokumenty; čekání na rozhodnutí, schválení 7.Chyby – v informacích, pracovních postupech, dokumentech 8.Nevyužívání schopností pracovníků – jejich dovedností, znalostí Druhy plýtvání ve výrobních procesech 1.Transport – Zbytečné přemisťování materiálu, polotovarů, výrobků 2.Nadbytečné zásoby – materiálu, polotovarů, nedokončené výroby, výrobky na sklad 3.Pohyb - zbytečné pohyby pracovníků 4.Čekání – na materiál, na rozpracované výrobky; zbytečné prostoje 5.Nadvýroba – Výroba na sklad 6.Přebytečné opracování – kvalita či opracování, které zákazník nepožaduje 7.Zmetkovitost – výroba vadných produktů   Efektivnost a účinnost průmyslového inženýrství samozřejmě ovlivňují i některé další veličiny a vstupy, které jsou vzájemně propojeny a při jednotlivých procesech a činnostech se vzájemně ovlivňují. Je proto zapotřebí jednotlivé veličiny regulovat a používat tak, aby bylo v přiměřené míře těchto veličin využito a dosáhnuto nejefektivnějších výsledků. Čím více s uvedenými veličinami pracujeme, tím efektivněji jsme schopni zlepšovat a zefektivňovat procesy, systémy a činnosti.   Rozdíly mezi štíhlými nevýrobními procesy a štíhlými výrobními procesy Mezi oblastmi štíhlé nevýrobní procesy a štíhlé výrobní procesy lze nalézt určité rozdíly, které jsou uvedeny níže. Hlavním rozdílem mezi štíhlým nevýrobním procesem a štíhlím výrobním procesem je, že nevýrobní oblast se zabývá především informacemi oproti oblasti výrobní, která se zabývá zejména produkty.  

• V kancelářském prostředí bývá více příležitostí pro zlepšení procesů. Je to z důvodu, že skoro každý výrobní proces má svého pracovníka, který se zabývá zlepšováním procesu.  Naproti tomu kancelářským procesům není věnována taková pozornost.
• 25-60% nákladů na zakázku činní kancelářské procesy, někdy dokonce i více. 
• Mnoho lidí pracujících v administrativě nezná koncepty a metody zeštíhlení.
• Skoro v každém výrobním procesu je pracovník, který je zodpovědný za bezpečnost, kvalitu, dodávky a náklady za produkt, který se vyrábí. V nevýrobních procesech takového pracovníka jen těžko nalezneme.
• U pracovníků pracujících v kancelářském prostředí je těžké změnit jejich myšlenkové vzory. Většinou zde pracovníci strávili již nějaký čas a procesy zeštíhlování neberou jako efektivní, je složité přesvědčit je, aby změnili svůj způsob práce a začali pracovat dle nově navržených standardů. U těchto pracovníku je zde velký rozdíl v tom „dostat informace“ a „postupovat podle těchto informací“.
• Štíhlý systém vizuální kontroly je podstatnější v administrativních činnostech, jelikož postupy práce jsou většinou skryty uvnitř počítače nebo na papíře a bez použití štíhlé vizuální kontroly je těžké je vidět.
• Bez ohledu na to co budeme v budoucnu dodávat, je zde pouze jedna hodnota toku pro „produktovou řadu“, ve výrobním procesu máme ale většinou více map toku hodnot, které se zaměřují na různé segmenty a produkty.
• Ve štíhlé kanceláři se většinou zaměřujeme na první a třetí segment v mapování toku hodnot, zatímco ve štíhlé výrobě se zaměřujeme spíše na druhý segment.

1)Koncept spuštění 2)Surové informace a materiály potřebné k úspěšnému dodání 3)Příkaz k zaplacení  

• Pracovníci v nevýrobním procesu nejsou zvyklí pracovat v předem daných časových úsecích, tak jak je to běžné ve výrobním procesu. V současném stavu kancelářského procesu je obtížné stanovit časovou základnu pro denní pracovní proces. Je to z důvodu, že současný stav v těchto procesech zahrnuje různé smyčky, cykly a dílčí procesy, které by byli ve výrobních procesech identifikovány jako plýtvání.
• Pokud se podíváme na nevýrobní procesy z bližšího pohledu, zjistíme, že mnoho úkolů, kteří provádějí pracovníci s odborným vzděláním, by mohlo být delegováno na pracovníky s nižším vzděláním. Poté bychom mohli pracovníky s odborným vzděláním využívat na práci příslušnou jejich odbornosti.
• Je samozřejmé, že definice „přidané hodnoty“ musí být v kancelářském prostředí trochu liberálnější. Jelikož mnoho nevýrobních procesů neobsahuje ani jediný proces, který bychom na konci procesu mohli označit jako „přidanou hodnotu“ pro zákazníka.
• To aby i nevýrobní proces měl nějaký řád, který je ve výrobním procesu standardem můžeme docílit tím, že do rozvrhu pracovní doby zařadíme fixně opakující se práce. Příkladem může být, že každou středu budeme vystavovat faktury, a každý pátek budeme zpracovávat docházku. Tím budeme mít pevně stanovené termíny pro určitou práci a pracovníky můžeme lépe kontrolovat, zda je práce plněna ve stanoveném termínu.

Dále už se budeme věnovat základním informacím o nevýrobních procesech, aby byla vytvořena představa o tom, co to nevýrobní proces je a bylo ukázáno, že se vyskytuje úplně v každé společnosti.    Nevýrobní procesy Jaroslav Nenadál ve své knize “Měření v systémech managementu jakosti” definuje nevýrobní procesy takto: „Nevýrobní procesy jsou většinou podpůrné, doplňující procesy, které pomáhají uskutečnit výrobu produktu a jeho odbyt, nebo procesy hlavní, které však nepřeměňují hmotné vstupy, ale zpracovávají např. informace (zprostředkovatelé firmy).“   Současný stav nevýrobních procesů Tak jak již bylo řečeno, v současné době společnosti umí dobře pracovat zejména s výrobními procesy. To znamená, že se především zaměřují na výrobní sféru a snaží se optimalizovat a racionalizovat hlavně tyto procesy s domněním že je to hlavní oblast, pomocí které můžou snížit náklady a zvyšovat zisky. Stále, ale zapomínají na nevýrobní procesy, které také zvyšují náklady a s kterými můžou pracovat a pomocí nich tyto náklady snížit a dosáhnout tak vyšších zisků a zvýšit konkurenceschopnost. Většinou se společnosti přiklánějí k tomu, že tyto procesy jsou potřebné a tak se nějak „ udělají“. Ale málokdo zná i pracovní postup u těchto procesů. Tyto veškeré nedostatky mají potom velký vliv na běh společnosti. A jsou tím samozřejmě ovlivňovány i procesy výrobní, na kterých si především společnosti zakládají. Průzkumy na toto téma, které uvádí na svých stránkách společnost API, ukazují, že se produktivita práce ve výrobních procesech za posledních 100 let zdvihla o 1000%, naproti tomu produktivita v administrativních procesech pouze o 150%. Dalším průzkumem bylo zjištěno, že pouze 30 % reklamací má příčinu ve výrobních procesech a zbylých 70 % příčin spadá na vývoj, servis a administrativu. Dle výše uvedených průzkumů, je vidět že někde nastala chyba. Ta mohla nastat v tom, že jsou metody průmyslového inženýrství špatně implementovány do nevýrobních procesů anebo že se tyto metody do těchto procesů vůbec neimplementují. Je těžké říci který z důvodů je ten správný, ale vzhledem ke zkušenostem si dovolím říci, že ten druhý, tedy že společnosti vůbec metody průmyslového inženýrství neimplementují do nevýrobních procesů. V současnosti totiž málokterý společnost využívá metod průmyslového inženýrství v nevýrobních procesech. Lidé pracující v nevýrobních sférách většinou ani neví, že zde možnost implementace a vytvoření nějakého postupu pro optimalizaci a racionalizaci nevýrobních procesů existuje.    Dělení nevýrobních procesů Většinu těchto procesů nalezneme v jakémkoliv druhu společnosti. Typy nevýrobních procesů: a)Administrativní procesy b)Procesy návrhu a vývoje produktu c)Procesy údržby d)Nákupní procesy e)Servisní procesy f)Zákaznické procesy g)Logistické procesy h)Předvýrobní procesy i)Procesy plánování výrobku j)Marketingové procesy   Cílem článku bylo popsat základní rozdíly mezi výrobními a nevýrobními procesy. A to zejména z toho důvodu, aby společnosti začali vice dbát o své nevýrobní procesy. Protože I tyto procesy je potřeba ve společnostech zlepšovat a pomocí práce s nimi snižovat náklady společností a zvyšovat jejich efektivitu.