Členění účetních dokladů

Zákon o účetnictví ukládá povinnost účetní jednotce účtovat na základě účetních dokladů. Tyto doklady musí obsahovat předepsané náležitosti. Účetnictví vedené na podkladě pravdivých, přesných a včasných dokladů zachycuje průběh hospodářských činností v souladu se skutečností.

Účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace.

Členění účetních dokladů podle druhu

• Faktury vystavené – vyúčtování odběrateli.

Podle konkrétní dodávky lze nebo je nutné k faktuře doložit přílohy, např. výdejky, dodací list atd. Vyhotovují se ve dvou provedeních. Jednu kopii si ponecháváme, originál zašleme odběrateli. 311/602

• Faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele.

Na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit dodavateli za provedené práce a služby. 112/321

• Příjmové pokladní doklady

Používají se u plateb za hotové, vypisujeme je dvakrát, originál předáváme zákazníkovi a kopii si necháváme. 211/602

• Výdajové pokladní doklady

Obsahují podobné položky jako příjmové pokladní doklady. Účtují se výdaje v hotovosti. 213/211

• Bankovní výpisy

Informují účetní jednotku o pohybu peněz na bankovním účtu. 221/311, 321/221

• Vnitřní (interní) účetní doklady

Slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku jako například - příjemky (příjem zásob materiálu, zboží na sklad), výdejky (výdej zásob materiálu ze skladu do výroby, výdej zboží ze skladu) nebo výplatní listina (pro zaúčtování mezd zaměstnanců).

Členění účetních dokladů podle počtu dokumentovaných účetních případů

• Jednotlivé

Dokumentují jednu hospodářskou operaci.

• Sběrné

Shrnují více jednotlivých účetních dokladů zachycujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu, aby mohly být zaúčtovány jednou položkou. Do sběrného dokladu lze shrnovat údaje jednotlivých účetních dokladů maximálně za období jednoho měsíce.

Členění účetních dokladů podle místa vzniku

• Vnější (externí)

Mají vztah k okolí podniku. Jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky (faktura vystavená, faktura přijatá, výpis z běžného účtu).

• Vnitřní (interní)

Mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku. (příjemka, výdejka, zúčtovací a výplatní listina).

Oběh účetních dokladů

V první etapě je nutné přezkoušení správnosti – věcná stránka účetních dokladů (prověření správnosti údajů na účetním dokladu a přípustnosti účetního případu, kterého se doklad týká), formální stránka (zaměřuje se na ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu).

Ve druhém kroku se účetní doklady připravují k zaúčtování:

• třídění dokladů (rozdělení dokladů zpravidla podle druhu)

• označení dokladů – přidělení určitého číselného, resp. Abecedně číselného označení

• evidence – zápis dokladů do pomocných účetních knih (knihy faktur, pokladní knihy, …)

• určení účtovacího předpisu – stanovení účtů a jejich stran

Poté dochází k zaúčtování dokladů a k jejich úschově po dobu stanovenou uschovacími lhůtami podle zákona o účetnictví.